Comment faire une facture en 5 étapes

1. Réunir les informations avant de commencer

Avant d'ouvrir l'éditeur, rassemblez les éléments qui apparaîtront sur le document. Une facture incomplète doit être annulée puis réémise : mieux vaut dix minutes de préparation.

• Vos coordonnées complètes : dénomination, adresse, téléphone, e-mail, identifiant fiscal (NINEA au Sénégal, SIREN/SIRET en France).
• Les coordonnées exactes du client, telles qu'elles figurent sur son registre de commerce.
• Le détail de la prestation ou des produits : désignation, quantité, prix unitaire.
• Le taux de TVA applicable, ou la mention d'exonération.
• Vos coordonnées bancaires et le délai de paiement convenu.

2. Numéroter la facture sans trou de séquence

La numérotation doit être chronologique, continue et sans doublon. Le format le plus sûr associe un préfixe, l'année et un compteur : FAC-2026-001, FAC-2026-002, etc. Si vous annulez une facture, n'effacez jamais son numéro : émettez un avoir.

3. Détailler les lignes et calculer les totaux

Chaque ligne doit permettre au client de comprendre ce qu'il paie. Évitez « Prestation de service » seul : écrivez « Refonte du site vitrine — 12 pages » ou « Pose de carrelage, 45 m² ». L'ordre de calcul est toujours le même.

1. 1Total de chaque ligne = quantité × prix unitaire.
2. 2Sous-total HT = somme des lignes.
3. 3Remise éventuelle, en pourcentage ou en montant fixe, appliquée au sous-total.
4. 4TVA = base après remise × taux applicable.
5. 5Total TTC = base après remise + TVA, arrondi selon la devise.

Pour les devises sans décimales comme le franc CFA (XOF, XAF), arrondissez à l'unité. Pour l'euro, le dollar ou le dirham, conservez deux décimales.

4. Ajouter les mentions qui sécurisent le paiement

• Date d'émission et date d'échéance explicites (« à régler avant le 30/09/2026 » plutôt que « 30 jours »).
• Conditions de paiement et pénalités de retard.
• Coordonnées bancaires complètes : banque, titulaire, IBAN ou numéro de compte, code SWIFT, et wallet mobile money si vous l'acceptez.
• Le montant total en toutes lettres, exigé par de nombreuses administrations d'Afrique de l'Ouest.

5. Exporter, envoyer et suivre

Exportez toujours en PDF : le format est figé et ne peut pas être modifié par erreur. Nommez le fichier de façon lisible, par exemple Facture-FAC-2026-014-Societe-Teranga.pdf, et envoyez-le en pièce jointe avec un message court rappelant le montant et l'échéance. Notez la date d'envoi : c'est elle qui fait courir le délai de relance.